授權單位
- 位置
- 「人員與權限」→「帳號權限」。
- 使用時機
- 人資跨館管理或主管負責多單位。
- 操作步驟
- 選角色、勾選可管理單位、儲存後要求使用者重新登入。
- 儲存結果
- 只取得所選單位存取權，不改變該人的所屬單位。
- 常見錯誤
- 不要用調整人員主所屬單位來取代權限授權。
系統管理員人資（部分功能）
本冊說明跨單位與全域設定。只給予完成工作所需的最小權限；Secret、API Key、郵件授權及雲端通道資訊不得出現在人員欄位、公開指南或截圖中。
全域班別
公司共用的班別代碼與時間
- 位置
- 「系統設定」→「班別管理」。
- 適用角色
- 系統管理員；依政策可授權人資。
- 使用時機
- 新增公司班別或調整班別代碼、開始／結束時間。
- 操作步驟
- 先搜尋代碼避免重複。
- 新增或編輯名稱、時間與跨日狀態。
- 檢查哪些單位啟用及歷史引用後儲存。
- 只有需要補回公司標準班別時間時才按「還原預設班別」。確認後會補回 A01、A03、A04、A06、A07、A08、A11、A12、P80、S01 的預設時間與休息分鐘，自訂班別不會被刪除。
- 儲存結果
- 單位可在「單位班別」選擇啟用；已發佈班表不會改寫。還原預設班別後，當月既有草稿會保留但標示為已過期，主管需決定修改原班表或依最新設定重新產出。
- 常見錯誤
- 有歷史引用的班別只能停用。不要為單一月份直接改全域時間，也不要把「還原預設班別」當成復原單一欄位；一般調整應建立有生效期間的新設定。
假別管理
系統共用的假別與輸出呈現
- 位置
- 「系統設定」→「假別管理」。
- 適用角色
- 僅系統管理員；單位主管不顯示入口且後端拒絕異動。
- 使用時機
- 新增、修改、停用或移除假別，並設定系統班表、Excel、PDF、CSV 與 104 的呈現方式。
- 儲存結果
- 後續選單、班表及各匯出檔使用新設定；已發佈班表與歷史代碼不會被改寫。
- 常見錯誤
- 已使用或系統預設假別只能停用；內部代碼建立後不可直接改名。
通知信範本
新增、編輯、複製、停用與刪除
- 位置
- 「系統設定」→「通知信範本」。
- 適用角色
- 僅系統管理員可修改；其他角色不顯示編輯功能。
- 使用時機
- 調整排假開始、輪到、截止提醒、排假期限延長、班表發佈等系統信件。
- 操作步驟
- 選事件類型與現有範本；延長功能使用「排假期限延長通知」。
- 複製後編輯主旨與內文，從畫面提供的變數清單插入資料。延長通知應保留月份、原截止時間、新截止時間及系統連結。
- 用匿名測試資料預覽，寄送測試信確認。
- 儲存並啟用；舊範本可停用。
- 儲存結果
- 之後觸發的通知使用啟用範本；歷史寄送內容不變。
- 常見錯誤
- 刪除必要變數可能造成空白內容；寄送失敗應查看詳細錯誤與重試狀態，不要在範本放寄件 API 憑證。
完整承攬合約系統
人資維護範本、版本、頁面、欄位與簽署流程
- 位置
- 「系統設定」→「承攬合約範本」。頁面標題為「承攬合約系統」。
- 適用角色
- 僅人資管理員可新增、修改、啟用、預約啟用或封存範本；單位主管只能在建立合約時選擇已啟用範本。
- 操作步驟
- 在左側選擇既有範本，或按「新增範本／複製範本」；已啟用版本不可直接覆寫，修改會形成新草稿版本。
- 設定版本名稱、生效日期、A4 方向、頁首頁尾、頁碼、簽署方式及遠端簽署連結期限（1～720 小時）。
- 使用區塊工具新增標題、文字、條款、系統欄位、自訂欄位、固定／系統／手動表格、圖片、分隔線、留白、換頁、簽名、附件及 PDF／圖片背景；可上移、下移、複製或移除區塊。
- 設定簽署角色與順序，再切換「範例資料」或「目前單位／人員」查看即時 A4 預覽；以「開啟列印預覽」核對正式分頁、表格跨頁、必填欄位與未綁定資料。
- 先按「儲存草稿」，確認預覽無誤後再「立即啟用」或「預約啟用」。需要成為新建合約預設時，再設為預設範本。
- 儲存結果
- 新建立的合約使用指定啟用版本；每份合約保存完整範本快照。已簽署合約、簽名、證件、金額、正式 PDF、UOF 與 Drive 歷史均不會被新版改寫。
- 刪除與封存
- 從未啟用且未被使用的草稿可刪除；曾啟用或已使用的版本只能封存。預設範本封存前，需先把另一份啟用範本設為預設。
- 常見錯誤
- 即時預覽只供編排，最後仍應以伺服器／列印預覽確認。多人同時修改若出現版本衝突，重新載入後在新草稿套用，不要覆寫已啟用版本。
財務管理
集中維護常用匯款帳號
- 位置
- 上方「財務」→「財務管理」。
- 適用角色
- 財務、系統管理員，以及被授予所需功能的管理帳號。
- 使用時機
- 跨單位新增、修改、停用常用匯款帳號，或設定單位請款時預設帶入的帳號。
- 操作步驟
- 確認目前管理單位或選擇跨單位範圍。
- 新增或編輯銀行、分行、帳號、戶名與啟用狀態。
- 需要時指定該單位預設帳號並儲存。
- 重新開啟承攬請款，確認只列啟用帳號且預設值正確。
- 儲存結果
- 之後的承攬匯款請款可選用新設定；停用帳號不會出現在新的請款選項，既有請款紀錄不變。
- 常見錯誤
- 系統管理員若看不到入口，先到「帳號權限」同步角色與功能授權，再登出重登；不要用刪除帳號方式改寫歷史請款。
跨單位管理
跨單位共同排班
- 位置
- 單位設定中心→跨單位共同排班。
- 使用時機
- 由一館主管共同排兩館的特定部門／班別。
- 操作步驟
- 設定主排單位、參與單位、班別或部門、人員與當日工作館別計算。
- 儲存結果
- 工作館別決定當日人力；104 匯出仍依主所屬單位分檔。
- 常見錯誤
- 多個班別需逐一勾選適用班別，不要用名稱文字讓系統猜測。
單位啟用、停用與移除
停用保留資料；移除只適用空白單位
- 位置
- 「人員與權限」→「帳號與權限管理」的單位列表。
- 適用角色
- 僅系統管理者／人資管理員。
- 使用時機
- 暫停使用既有單位時按「停用」；誤建且沒有員工、排休、班表或歷史月份資料的空白單位才按「移除」。
- 操作步驟
- 按「移除」後查看該單位列下方的檢查結果。
- 有歷史資料時改按「停用」，資料會完整保留。
- 確認為空白單位後，再按一次「確認移除」；不移除可按「取消」。
- 等待系統顯示雲端同步完成。
- 儲存結果
- 空白單位及其帳號授權會從清單移除；其他單位與帳號資料不變。
- 常見錯誤
- 有員工、排休、班表、跨館支援或月份封存時不能永久移除，畫面會直接列出阻擋原因。雲端同步失敗時系統保留原單位。
Google Drive 承攬歸檔
通道、單位資料夾與完成通知
- 位置
- 「承攬留存」→「承攬歸檔」；Drive 與信件通知各有獨立設定卡片。
- 適用角色
- 系統管理員可修改歸檔與通知設定；具承攬歸檔留存權限者可查看送存狀態。
- 使用時機
- 首次連線、部署更新、新增承攬歸檔單位，或調整歸檔完成通知收件人。
- 操作步驟
- 在「Google Drive 歸檔設定」確認通道、年度根資料夾及各單位資料夾。
- 到獨立的「歸檔完成信件通知」卡片，勾選啟用自動通知。
- 一次輸入一個有效的 UOF 工號並按「查詢夥伴」；不需要先建立排班系統帳號或權限。有本機人員資料時會顯示姓名；沒有時會標示由 UOF 在實際寄送時核對工號與信箱，郵件服務不會回傳或顯示地址。
- 替該收件人選擇「全部單位」，或取消全選後勾選特定單位，再按「加入收件人」。可重複新增多位收件人，每人的單位範圍可不同。
- 確認下方清單後按「儲存信件通知設定」。系統只檢查工號格式；實際寄送時若 UOF 找不到工號或信箱，會在寄送結果顯示失敗原因。
- 單位月底送存頁按「重新檢查」，確認已讀取目前單位資料夾後再批次送存。
- 儲存結果
- 系統在單位資料夾下使用 YYYYMM 月份，依承攬夥伴建立 PDF；整批完成後，只通知設定中包含該單位的收件人，並保留寄送狀態與失敗原因。
- 常見錯誤
- 寄信失敗不會取消已完成的 Drive 歸檔，可在歸檔列表按「重新寄送通知」。Email Relay 只接受工號且不回傳 UOF 信箱地址時，畫面會顯示「寄送時由 UOF 查詢」；這不代表無法寄送。一般使用者不需要登入歸檔 Google 帳號。櫻桃計畫目前不設歸檔對照。
新單位導入
建立後台可維護的完整設定
- 位置
- 系統管理員的新單位導入／審核工具。
- 適用角色
- 系統管理員。
- 操作步驟
- 建立單位代碼、名稱與主管授權。
- 建立部門、排休群組、日型與啟用班別。
- 匯入人員並設定任用類型及個人例外。
- 建立人力需求、排班規則、排假流程與發佈政策。
- 用代表月份做影子產表與角色驗收後才正式啟用。
- 儲存結果
- 所有規則均可在設定中心後續維護，不產生姓名／單位寫死的程式規則。
- 常見錯誤
- 不要把問卷敘述直接當規則強度；原本阻止、提醒、排序分別映射為硬性、提醒、偏好。
帳號、PIN 與備援密碼
進入 PIN 管理與查看用帳號
- 位置
- 「人員與權限」→「帳號與權限管理」；需要時按「進入 PIN 管理」。
- 適用角色
- 系統管理員／人資管理員，實際可修改範圍依角色與授權。
- 操作步驟
- 使用本人的管理身分進入，不得共用主管帳號或代輸他人憑證。
- 調整員工編號、角色、加入排班、授權單位或功能授權後，按「儲存員工帳號設定」。
- 需要不參與排班的管理帳號時，才使用「新增查看用管理帳號」，並只授予必要單位與最小功能權限。
- 儲存結果
- 新權限通常在重新登入後完整套用；建立查看用帳號不會自動建立排班人員。
- 常見錯誤
- 不要用查看用帳號代替正式人員主檔，也不要將「承攬歸檔留存」等系統級權限授予不需使用者。
重設備援密碼
- 使用時機
- 只有本系統備援登入資料失效、且由授權管理者確認需要重設時。
- 操作步驟
- 在帳號列按「重設備援密碼」，確認對象姓名與員工編號後執行；完成訊息應顯示該帳號已重設。
- 儲存結果
- 只清除本系統備援密碼並要求重新設定；正式登入仍應使用本人 UOF 密碼，不會替使用者更改 UOF 密碼。
- 常見錯誤
- 不要把重設備援密碼當成 UOF 密碼重設，也不要以電話、聊天訊息傳送共用密碼。
歷程、安全與緊急復原
設定歷程
- 位置
- 設定中心→設定歷程。
- 操作步驟
- 依單位、時間與操作者查詢差異；必要時以新修訂還原。
- 儲存結果
- 保留原歷史，不改寫人員、排休與班表。
- 常見錯誤
- 設定還原不等同班表回復。
緊急回復旗標
- 位置
- 部署環境的受保護系統設定，不在一般介面自由切換。
- 使用時機
- 新版引擎重大故障且經負責人確認。
- 儲存結果
- 只切換引擎／設定版本，不覆蓋上線後新增的人員、排休與班表。
- 常見錯誤
- 禁止清空 KV、用本機預設覆蓋正式資料，或把備份提交 Git。