單筆新增
- 位置
- 「人員與權限」→「新進入職」。
- 適用角色
- 有該單位人員管理權限者。
- 使用時機
- 新夥伴報到、需要建立登入與排班資料時。
- 操作步驟
- 先在「人員資料」搜尋姓名或員工編號。
- 填寫基本資料、所屬單位、部門、任用類型與到職日。
- 確認帳號角色、功能授權與可排班別後儲存。
- 儲存結果
- 建立人員主檔與登入帳號；是否列入某月份仍由本月排班人員設定決定。
- 常見錯誤
- 「姓名已存在」通常代表停用或歷史人員仍在，應恢復或修改既有資料。
單位主管人資／財務系統管理員
人員異動會影響登入、排假與產表。新增前先搜尋既有人員；姓名已存在時，應檢查離職或停用資料，不要再建立重複紀錄。
新進入職與批次匯入
批次匯入與批次授權
- 位置
- 「新進入職」的批次匯入人員區。
- 適用角色
- 人資、系統管理員及有人員資料管理權限的主管。
- 操作步驟
- 下載「人員與權限匯入範本 CSV」，依欄位填寫且不要改欄名。
- 若每人權限不同，在「帳號角色、功能授權」欄逐人填寫；功能名稱以逗號分隔。
- 若整批權限相同，將套用方式切換為「將下列勾選權限套用到本次匯入全員」，再直接勾選功能。
- 選擇 CSV、檢查預覽中的角色與權限，確認後按「套用匯入預覽」。
- 儲存結果
- 只新增或更新 CSV 內通過檢查的人員。保留模式下，既有人員的帳號角色與權限在 CSV 留白時不會被覆蓋；新人員才套用角色預設權限。
- 常見錯誤
- 員工編號重複、部門名稱不存在、班別未啟用，或把功能名稱拼錯。批次授權模式會覆蓋本次匯入全員的功能勾選，套用前請核對預覽。
人員資料
搜尋、編輯與排班屬性
- 位置
- 「人員與權限」→「人員資料」。
- 適用角色
- 主管、人資、系統管理員；可修改範圍依權限。
- 使用時機
- 更正部門、任用類型、可排班別、跨館支援或人力計算方式。
- 操作步驟
- 搜尋人員、按「編輯」、只調整需要欄位、核對生效月份後儲存；按鈕會等待這位夥伴的資料通過雲端確認。
- 儲存結果
- 只更新目前這位夥伴，不會上傳或覆蓋整個單位；看到「雲端資料庫已確認」才算完成。已發佈班表不會自動改寫。
- 常見錯誤
- 雲端暫時忙碌時，系統會保留目前輸入並自動重送；仍未成功時可直接再次儲存，不需重新輸入。改錯所屬單位會影響 104 匯出歸屬；跨館工作地點應用跨單位設定，不要改動主所屬單位。
本月排班人員與休假結構
全員、依部門批次與個別調整
- 位置
- 「每月作業 → 排休準備 → 2 本月排班人員／3 夥伴排休設定」。
- 適用角色
- 單位主管、人資、系統管理員。
- 使用時機
- 每月排假前確認本月在職、休假總天數與假日自行排天數。
- 操作步驟
- 選月份並確認本月人員與任用類型。
- 自行排休天數可套用到全員或選部門批次設定。
- 只有正職會顯示本月例假／休息日／節日／休加輸入；兼職顯示每週規則摘要，承攬顯示不適用。
- 月中到離職或正職個別休假結構例外，再到個人列單獨修改。
- 儲存結果
- 只影響選定月份；兼職與承攬既有月休數值保留但不套用。
- 常見錯誤
- 不要用正職每月四欄控制兼職；兼職規則請到「每月作業 → 設定中心 → 個人特殊規則」調整。
主管後排
先排其他人，再由主管手動排入
- 位置
- 「設定中心」→「個人休假與人力」，選取人員後設定「排班方式」。
- 適用角色
- 單位主管、人資、系統管理員。
- 使用時機
- 該夥伴必須出現在班表，但要等其他人完成後才由主管排班。
- 操作步驟
- 將排班方式設為「主管後排」。
- 選擇手動排入後「計入人力」或「不計入人力」。
- 產表後，在待主管排班清單逐日填入班別並暫存。
- 確認沒有「待主管排班」後才發佈。
- 儲存結果
- 已確認排休與固定休假仍保留；其餘日期不由自動排班器填班。
- 常見錯誤
- 選「不計入人力」後，即使排入班別也不會補足每日配置；選「計入人力」時只會重新檢查，不會偷偷改動其他人的班。
離職設定
停用而非重複刪建
- 位置
- 「人員與權限」→「離職設定」。
- 適用角色
- 主管、人資、系統管理員。
- 操作步驟
- 選人員、填最後工作日與停用登入日期、檢查後續月份後儲存。
- 儲存結果
- 保留歷史排假與班表，指定日期後不再列入。
- 常見錯誤
- 永久刪除會破壞歷史關聯，因此有歷史資料者只能停用；重新入職應恢復同一人員資料。
帳號與權限
角色、授權單位與登入狀態
- 位置
- 「人員與權限」→「帳號權限」。
- 適用角色
- 依權限政策開放給人資與系統管理員。
- 操作步驟
- 搜尋帳號、選角色及授權單位、確認最小必要權限後儲存。
- 權限用途
- 個人資料管理：查看與維護自己的個人資料。
- 個人班表與排假：處理自己的排假並查詢個人班表。
- 人員資料管理：新增、編輯、停用人員及維護人員排班屬性。
- 排休管理：設定與開放排假、延長進行中期限，管理額度、順序、主管預排與紀錄。
- 排班設定：維護月份、班別、人力、日型、規則與跨單位支援。
- 產生班表：檢查、產表、暫存調整、修改已發佈班表、重新產出及發佈。
- 單位班表查詢：查詢授權單位已發佈的個人、部門或全體班表。
- 承攬相關：維護承攬資料、合約、工作明細、簽收、核撥與 UOF 請款。
- 承攬歸檔留存：查看承攬歸檔與 Google Drive 送存；只有系統管理者可授予，是否可修改 Drive 設定仍依系統角色。
- 財務管理：跨單位維護常用匯款帳號及預設帳號；財務與系統管理員依角色使用。
- 匯出資料：匯出每月班表、104 匯入檔及 CSV／Excel 資料。
- 儲存結果
- 下次重新登入後套用新權限。人資管理員依系統角色取得跨單位管理，不依一般功能勾選。
- 常見錯誤
- 修改後舊頁面可能仍顯示舊選單，請登出再登入；系統管理員若看不到財務入口，先同步帳號角色與功能授權再重登。不要共用主管帳號，也不要授予超出工作需要的功能。