流程總覽
1 確認人員啟用、排休群組、個人休假結構
2 設日型上限各日型每日最多可休人數
3 選排假模式依序或同時，設定時間與提醒
4 儲存設定先儲存，不會立即開放
5 開始夥伴排假立即或到預定時間自動啟動
6 追蹤與補處理查看送出、提醒與失敗狀態
「儲存排假通知設定」只保存時間與通知規則；尚未到預定時間時不會開放。若要立刻開始，才按「開始夥伴排假」。
1. 開始前設定
- 到「人員與權限 → 人員資料」確認本月排班人員、部門、排休群組及是否需要排休。
- 假別由系統管理員到「系統設定 → 假別管理」維護；可確認啟用狀態、夥伴／主管可選範圍、額度分類，以及系統班表、每月 Excel／PDF／CSV 和 104 的個別呈現文字，新增病假、婚假等代碼也在此處完成。單位主管沒有這項權限。
- 到「每月作業 → 排休準備 → 3 夥伴排休設定」分別設定一般休、其他假別與假日上限；可按「套用並儲存至全員」、按「套用並儲存至此部門」，或調整任一批次／個別欄位後按「儲存本頁全部設定」。批次按鈕本身已完成雲端儲存，不需要再按一次「儲存本頁全部設定」。
- 到「每月作業 → 設定中心 → 個人特殊規則」設定每人的長期休假結構；本月不同時，再用本月個人設定覆蓋。
- 到「每月作業 → 設定中心 → 4 規則限制」設定平日、假日、連假或自訂日型的每日最高排休人數。
- 確認月曆每一天的日型正確，避免套用錯誤上限。
- 產表前會再次檢查未完成設定與規則衝突。
2. 依序排假
| 設定 | 作用 |
|---|---|
| 每人排假時限 | 輪到該夥伴後，可操作的時間長度。 |
| 截止前提醒 | 距個人截止時間幾小時提醒尚未正式送出者。 |
| 逾時未送出處理 | 可選第一輪後再次個別補排，或直接等待全員調整。 |
| 全員調整開放 | 所有順位完成或逾時後，全部夥伴可再次修改的共同時段。 |
夥伴逾時未送出時，系統會跳到下一位，不會卡住整條順位。主管可在流程表查看目前輪到誰、提醒結果及下一步。
3. 同時排假
同時排假只有一個共同開放期間。開始時所有夥伴都能送出；截止前可再次登入修改，不再顯示「每人時限」或「全員調整」欄位。
只需設定開始時間、全員排假開放小時、截止前提醒與失敗重試次數。
進行中延長排假時間
- 只有排假流程仍在進行中時，「每月作業 → 排休準備」才會顯示「延長排假時間」。先確認畫面上的流程階段、原截止時間與受影響人員。
- 依序排假只可選目前正在排假的未完成夥伴；可逐人、依排休群組或全選。尚未輪到者不能直接勾選，已逾時者仍使用「重新開放」。
- 同時排假可選尚未完成者；全員調整階段則使用共同截止時間，不能個別延長。
- 新截止時間必須晚於現在及所有選取者原期限。依序模式會同步順延整體流程截止，讓後續順位仍保有原本完整排假時數；未選取的目前排假者期限不變。
- 每次都必須明確選擇「發送通知」或「不發送通知」，系統不會預設。發送時只通知本次受影響者；不發送只略過本次延長信，原有截止前提醒仍會依新期限重新計算。
- 送出後核對新期限、受影響人數、通知結果及操作紀錄。期限會先保存，通知失敗不會回滾已完成的延長。
不要只修改排假流程的其中一個時間欄位來代替延長功能。進行中的個人期限、提醒時間、後續順位及整體截止彼此關聯，應由「延長排假時間」一次同步調整。
跨館共同排假
- 先到「設定中心 → 跨單位共同排班」設定主責單位、參與單位、共同班別、參與人員及排休群組。
- 共同成員只進入主責單位的一條排假順位；參與單位不會再建立重複順位。
- 排假模式、月份、每日上限與開放時段均以主責單位為準。夥伴仍用自己所屬單位的帳號登入及送出。
- 主責單位可在排假流程與本月排休紀錄查看所有共同成員；夥伴完成後，系統會自動開放同一條跨館順位的下一位。
若本月排假流程已在跨館設定前建立，儲存共同排班人員後，請由主責單位先儲存排休群組順序，再按「重建順位」；重建會清除本月既有順位狀態，應在正式收件前完成。
4. 夥伴端操作
- 登入後從「我的任務」進入排假。任務卡與排假表單會分別顯示「排假截止時間」及每秒更新的「排假剩餘時間」；正式送出後在截止前仍會繼續顯示，不會改成只寫「本月任務已完成」。
- 先選假別再選日期；選單由系統管理員在「系統設定 → 假別管理」中啟用且允許夥伴選用的項目自動產生，例如休、特、補、事、喪、天。
- 日期會即時顯示日型、剩餘額度、滿額及規則衝突。
- 同步成功的草稿會占每日名額，但只有按「確定排定休假」才算完成；依序排假也要完成這一步才會交棒。
- 同時排假或全員調整期間，可在截止前再次登入修改並重新按「確定排定休假」。已送出後若修改或取消全部日期，狀態會改成「尚未重新送出」；至少重新選一個日期並再次確定後才恢復完成。
- 取消日期後等待自動儲存完成，綠色底、自己的送出標示與名額占用會同步移除；若仍顯示舊狀態，先按「重新整理目前狀態」取得雲端最新版。
5. 額度、一起休假與不能同休
日型最高上限計算已送出、草稿占用及「一起休假」預留名額。
必須一起休假其中一人選日期後，系統替關聯夥伴預留名額；仍須由本人確認送出。
不能同時休假夥伴選日期時立即阻擋；主管可填原因，僅針對指定日期單次放行。
主管的單次放行不會改掉長期規則。若未來都要改，請到設定中心編輯原規則。
自行排休額度：一般休額度只計「休」；其他假別額度會計算後台分類為「其他假別額度」的所有啟用假別，分類為「公假／不占額度」者另行計算。兩者相加才是自行排休總上限。既有單位未設定時，其他假別額度預設保留 1 天。新建的其他假別會固定在原申請日期，不會由排班器自動移動。
6. 通知與寄信檢查
- 成功寄出後，同一階段不會重複寄送。
- 寄送失敗不會標成成功；系統保留最後錯誤並依設定自動重試。
- 達到自動嘗試上限後，主管仍可按「發送未送出提醒」手動重送。
- 主管可選擇同步收到開始、輪到及截止提醒副本。
- 延長期限時可選擇是否寄送「排假期限延長通知」；若不發送，本次不打擾夥伴，但尚未寄出的自動提醒仍會改依新截止時間計算，已寄過的提醒不會重寄。
測試時請用一位有有效員工編號與電子郵件的測試夥伴，確認收件匣、垃圾郵件與系統通知紀錄三處。
7. 排休紀錄查詢
- 主管到「每月作業 → 排休準備 → 6 排休紀錄」；夥伴則在「每月排休」查看自己的排假狀態。
- 按「上月」或「下月」可以當前查詢區間連續翻月；按「本月」會回到目前工作月份。也可自行選開始、結束日期後按「查詢排休紀錄」，日期區間可跨月並讀取歷史月份。
- 在人員選單選擇特定夥伴，可只查看該人；選「全部人員」則恢復全員結果。
- 「目前有效」包含主管預排及夥伴正式送出的有效紀錄。
- 「草稿未送出」只列目前仍存在、尚未正式送出的草稿；完成送出或草稿已取消後，不再留在此分類。
- 「已取消」列出原本有效、後來由主管移除或夥伴取消的紀錄。
- 「完整異動歷程」保留送出、改寫、取消、重送及操作者／時間等稽核資訊。
- 切換單位時，查詢會立即改用新單位資料重畫，不會保留上一單位的表格內容；按「清除查詢」只清空條件與結果，不會刪除排休資料。
歷史月份的紀錄僅供查詢；只有目前工作月份仍有效的「主管預排」會顯示移除按鍵。跨館共同排假時，主責單位可合併查看共同群組成員。