承攬功能操作指南

流程總覽

進入「承攬相關」後，先從「本月待辦」查看下一步。上方工作區依序為「本月待辦」、「承攬夥伴」、「合約與工作」、「請款中心」與「月底歸檔」；「新增承攬人」在承攬夥伴頁右上角，「常用匯款帳號」及「操作指南」在右側工具列。

從「本月待辦」開始

單位主管

1. 新增承攬人

單位主管 / 人資管理員

1. 進入「承攬相關」，按「新增承攬人」；系統會自動帶到「人員與權限 / 新進入職」。
2. 先確認任用類型為「承攬」。系統會隱藏帳號角色與新增帳號功能授權。
3. 填寫姓名、部門、預計入職日；員工編號可留空，承攬人不建立登入帳號。
4. 勾選可排班別。灰色的班別代表本單位尚未啟用，需先到「本單位使用班別」勾選並儲存。
5. 按「新增人員並儲存」。新增後回到「承攬相關」即可看到該人。

1-1. 接收外部承攬建檔資料

已開放外部承攬建檔的單位主管 / 人資管理員

1. 到「承攬相關 → 承攬夥伴」的「外部承攬建檔待接收」，按「開啟填寫頁」取得目前單位的專用網址。目前支援一中漫走、茶覺旅、漫漫回嘉（系統單位：城光）、綠宿行旅與茲心園。
2. 請對方在填寫頁完成承攬人基本資料、付款與計價、工作內容及證件上傳；不需另外填寫本次聯絡窗口，可先暫存，全部完成後再一鍵送出。若選「固定月額承攬」，還要填原約定月額、報酬付款時點與每月請款結算日；自訂結算日可輸入 1～31 日，當月沒有該日期時使用當月最後一天。
3. 對方送出後，主管按「重新整理」，在待接收批次按「查看」，逐人核對資料與證件。
4. 確認無誤後按「確認接收並建立承攬人」。系統才會建立人員、付款計價、證件及本月合約草稿。

2. 維護承攬固定資料

單位主管

1. 進入「承攬相關」，左側選擇承攬人。
2. 在「固定資料」填身分資料、地址、電話、工作內容。
3. 在合約公司設定選擇「每月付款日」，否則每月合約 PDF 會提示需補齊付款日。
4. 「付款方式」為必填，務必確認「薪資領現」或「薪資匯款」其中一項。系統預設為「薪資領現」，不需填銀行資料；選擇「薪資匯款」後，需填完整的銀行、分行、帳號與戶名。
5. 選擇時薪制、間數制或固定月額承攬。時薪制需填「預設時薪金額」；固定月額需填原約定月額、付款時點與「每月請款結算日」，預設為「先請款、後付款」及月底結算。若選「自訂日期」，可輸入每月 1～31 日；當月沒有該日期時，系統會自動使用當月最後一天。
6. 先由主管確認身分類別。本國籍上傳身分證正反面；外籍上傳居留證與工作許可。
7. 外籍證件上傳後會由 MiniMax 自動判讀到期日。AI 日期只是候選值，主管必須逐份檢查，可手動修正後按「主管確認日期」。
8. 兩份外籍證件中較早的到期日就是最後可工作日；當天可工作，隔日起不得新增或簽收工作明細。
9. 按「儲存此承攬人資料」。

3. 合約建立與簽署

單位主管 + 承攬夥伴

1. 在左側選擇承攬人，切到「每月合約」，確認系統帶入的人資預設範本；如有需要，可改選其他已啟用範本。
2. 選擇每月合約、自訂起訖期間或單次專案，並補齊範本要求的自訂欄位與手動表格。先按「儲存每月合約資料」，再用「伺服器預覽 PDF」核對完整合約。
3. 預覽應完整帶入立約雙方、承攬工作內容、付款日、付款方式、承攬人資料與證件。薪資領現時，第三條維持範本原文，不插入「現金」或「不適用」；薪資匯款時才帶入銀行、分行、帳號與戶名。
4. 按「現場簽名」時，畫面會先顯示完整合約；承攬夥伴閱讀並勾選確認後，才能在同一視窗簽名。
5. 需要遠端簽署時，可用「產生／複製連結」、「顯示 QR Code」或「寄送簽署 Email」。連結預設有效 72 小時，可由人資或主管調整為 1～720 小時。
6. 連結逾期時，使用任一交付方式都可重新產生：系統會要求輸入新的有效小時數，並使舊連結失效；不必固定先按 QR Code。
7. 對方完成遠端簽署後，進入承攬頁時系統會自動檢查，頁面開啟期間也會定時更新。必要時仍可按「更新遠端簽署狀態」立即回查；完成後可下載雜湊鎖定的「正式 PDF」。

3-1. 固定月額加減項與實際請款金額

單位主管

1. 進入「承攬相關 → 合約與工作 → 每月合約」，選擇固定月額承攬夥伴。
2. 在「本月固定月額結算」核對原約定月額。沒有加減項時，實際請款金額會等於原約定月額。
3. 有請假扣款、加班費或其他調整時，按「新增加款／扣款」，逐筆選擇加款或扣款，填日期、金額與「原因說明（必填）」。金額填正數，由加款／扣款類型決定加減方向。
4. 核對「合計調整」與「實際請款金額」後，按「確認本月實際請款金額」。系統會把實際金額帶入合約總額，並依姓名、原約定月額、實際金額、差額及原因，自動整理 UOF 請款備註。
5. 金額確認完成後再進行合約簽署。合約簽署後，月額、加減項與確認結果均會鎖定；資料錯誤時不可直接改值，應依正式合約的作廢重建流程處理。

3-2. 人資管理合約範本

人資管理員

1. 進入「系統設定 → 承攬合約系統」，左側選擇既有範本，或按「新增範本／複製範本」。
2. 在中間工作台加入標題、條款、文字、系統欄位、自訂欄位、固定表格、系統明細表、手動表格、圖片、背景頁、簽名與附件。
3. 可拖曳或使用上移／下移調整順序；自訂欄位可設定文字、日期、數字、選單、單選及勾選確認。
4. 右側可切換「範例資料」與「目前單位／人員」預覽，也可開啟正式 A4 列印預覽。
5. 先按「儲存草稿」，確認無缺漏後再「立即啟用」或指定未來日期「預約啟用」。

4. 工作明細、領現簽收與文件輸出

單位主管

1. 左側勾選要輸出的承攬人。
2. 先在「工作明細」新增或修改資料。按「新增手動明細」後，班別會先顯示「請選擇班別」，不會直接預設手動輸入；請先選系統班別，若沒有適用班別再選「手動輸入」。
3. 選系統預設班別時，系統會自動帶入工作起訖與工作時長。選「手動輸入」時，填開始時間、結束時間及休息時間（可填 0）；起訖分鐘只接受 00 或 30，工作時長由系統自動計算，不能直接手改。
4. 刪除尚未簽名的明細後，還要按「儲存手動明細」才會同步雲端；剩餘的已簽名鎖定舊明細不會阻擋本次儲存。已簽名明細仍須先清除簽名才能修改或刪除。
5. 完成後切到「領現簽收與文件輸出」。選擇「本月整月」或「手動日期區間」，日期區間必須在同一月份內。
6. 檢查預覽明細。時薪版用「工作時長 × 時薪」，間數版用「打掃間數 × 房間單價」。
7. 若既有明細超過證件截止日，資料不會被刪除，但簽收、匯出、月底歸檔及人資完成作業都會暫停，直到換證並重新確認效期。
8. 請承攬夥伴逐筆簽收。簽名後該筆明細會鎖定。
9. 主管勾選「現場核撥」時，系統會要求目前登入者再次輸入 UOF 密碼驗證；成功後畫面保存核撥人員姓名與時間。簽收單 PDF 會顯示核撥勾選及核撥人員姓名，但不列核撥時間。
10. 按「合約＋領現簽收單 PDF」、「領現簽收單 PDF」或「領現簽收單版型 CSV」。

4-1. 先請款、後付款的電子領據

單位主管 + 固定月額承攬夥伴本人

1. 實際款項入帳或交付後，進入「承攬相關 → 合約與工作 → 每月合約」，選擇該名固定月額承攬夥伴。
2. 找到「付款後電子領據」。只有付款時點為「先請款、後付款」，且已完成本月實際金額確認與承攬合約簽署時，「確認收款並電子簽名」才可操作。
3. 由承攬夥伴本人核對領據月份、公司名稱、本人姓名、實領金額、身分證字號與地址。主管應在現場核對簽署者本人，不可由主管代簽。
4. 承攬夥伴勾選「我確認已實際收到領據所列款項，且領據資料均正確」，在簽名區簽名後送出。
5. 完成後狀態改為「已完成簽收」，簽名、簽收時間與領據內容會鎖定；不能清除簽名或重複簽收。可按「電子領據 PDF」預覽／列印，或按「前往月底歸檔」。
6. 月底歸檔時，系統會將標準合約前兩頁與電子領據第三頁合併成同一份 PDF；未完成領據者不能送存。

5. 在請款中心逐人確認並自動拆單

單位主管

1. 選擇請款內容：選擇日期區間與夥伴。按次／按時只開放尚未請款且已完成簽收的明細；固定月額需到設定的結算日、完成金額確認及合約簽署後才可選擇。
2. 逐人確認付款：系統依固定資料預設現金或夥伴本人匯款帳號。主管可改成現金、本人帳號、單位常用帳號或手動輸入。
3. 自動拆單預覽：所有現金合併一張；匯款帳號相同者合併一張；不同帳號各自拆成不同 UOF 單。固定月額與按次／按時不會因計價方式不同而拆單。
4. 最終確認：畫面先列出預計單數、每張人員、付款方式、金額、PDF 與 UTF-16 LE TXT 數量，再要求目前登入者輸入一次 UOF 密碼。
5. 系統依拆單結果逐張送出。若部分明確失敗，成功單會保留，畫面只提供失敗單重試，不會重複送出成功單。
6. 每張單會逐人套用附件規則：固定月額只附實際金額的合約；按次／按時附合約＋簽收單。若固定月額有加減項，請款備註會依姓名、原約定月額、實際金額及原因自動分段產生。

5-1. UOF 異常、補查單號與安全重試

單位主管 + UOF 管理者（需要人工查核時）

常用匯款帳號設定

單位主管 / 財務

• 單位主管可在承攬頁右上角「常用匯款帳號」維護本人負責單位的帳號。
• 系統管理員或財務可在「財務管理」統一維護所有單位；停用帳號不會出現在新的請款選項。
• 可指定一個預設帳號，請款時會優先選取；所有啟用帳號仍可手動切換。
• 請款時手動輸入的帳號可勾選「同時儲存為本單位常用匯款帳號」，成功起單後才會保存，且不會自動設為預設。

6. 月底歸檔

單位主管

1. 月底進入「月底歸檔」。按次／按時需完成工作明細簽收；固定月額若為先請款、後付款，需在實際付款後完成電子領據簽收。
2. 先按「重新檢查」讀取最新 Google Drive 歸檔設定；狀態應顯示已連線及目前單位資料夾。若長時間停在讀取中或「尚未讀取」，不要連續點擊，請重新整理後再按一次「重新檢查」。
3. 送存區只檢查勾選人員的合約、應附文件、證件、計價與總金額；未勾選者不會阻擋本批送存。
4. 確認後按「批次送存勾選人員」。每人合併成一份 PDF：前兩頁為承攬合約；一般按次／按時承攬從第三頁起附工作簽收單，固定月額承攬第三頁附電子領據。同名重送會更新原檔。
5. 整批檔案確認歸檔成功後，系統才會依「歸檔完成信件通知」卡片設定的工號與單位範圍寄信；寄信失敗不會取消已完成的雲端歸檔。

歸檔後的查閱與通知

系統管理員

1. 系統管理員可在「承攬歸檔」查看各單位送存狀態、PDF 連結、通知信狀態及失敗項目，必要時重新送存原先選取的人員或按「重新寄送通知」。
2. 通知收件人需在獨立的「歸檔完成信件通知」卡片逐一新增：輸入有效的 UOF 工號即可，不需要先建立排班系統帳號或權限。有本機人員資料時會顯示姓名；沒有時由 UOF 郵件服務在實際寄送時核對工號與信箱。再選擇全部單位或特定單位後加入清單並儲存，每位收件人可以有不同的通知範圍。
3. 「人資薪資作業」頁目前未使用，已先從系統介面移除；既有歸檔檔案與歷史資料不會刪除。

常見狀況